Какие вопросы необходимо задать ведущему на встрече?

Всем привет! Меня зовут Анастасия Полякова. И я ведущая свадеб, корпоративных мероприятий, юбилеев, дней рождений и других важнейших и памятных событий в жизни каждого человека.

Для того, чтобы эмоции были только положительными, конечно, необходимо тщательно подбирать команду на своё мероприятие. В частности, огромную роль имеет выбор ведущего на ваше торжество. 

Очень часто люди выбирают ведущего по беглым рекомендациям знакомых или вообще нативно: понравились фоточки - берём. 

Такой подход не самый правильный с точки зрения неприятных сюрпризов, которые могут возникнуть на вашем празднике. 

Во-первых, конечно, каждому клиенту нужен свой человек, который будет по взгляду и по духу 100 % попадать в сердечко. 

Во-вторых, не стоит судить человека только по портфолио, потому что в жизни эти образы могут разниться. Все мы тщательно «причесываем» свои профайлы и важно понимать, что, а главное, кто же за этим всем стоит?

Поэтому самым важным делом, чтобы не ошибиться, является первый контакт с человеком, первая встреча. 

Она может быть, как в онлайн формате, так и вживую. 

Я, конечно, рекомендую больше оффлайн встречи, потому что именно там можно прочувствовать энергетику специалиста, оценить речь ведущего, его подачу и внешний вид. 

В онлайн формате мы, к сожалению, ещё не научились стопроцентно считывать своего собеседника. Хотя, конечно, в наших реалиях и при сильной занятости - это крайне удобный и простой вариант. 

 

За какое время до мероприятия нужно договариваться о встрече с ведущим?

Как только вы сделали первые шаги по подготовке к мероприятию: определились с датой, посчитали количество гостей, выбрали локацию, нарисовали в своей голове, какую атмосферу вы бы хотели создать на своем празднике - самое время начать поиск ведущего. 

В идеальном варианте - это лучше всего сделать минимум за месяц до мероприятия, максимум - за год. Оптимально - за 3-5 месяцев до торжества. 

Помните, что у востребованных и хороших ведущих даты закрываются достаточно быстро, но и бронировать чересчур заранее, не стоит.  Исключение - медийные ведущие. Даты у них расписаны на год вперед. 

 

Но, конечно, ещё перед встречей необходимо задать ведущему ряд основных вопросов:
 

1. Свободна ли нужная вам дата?
2. Опыт работы, фото и видео портфолио (если оно не отображено в полной мере на сайте или в соц.сетях)
3. Где можно просмотреть отзывы?
4. Работает ли ведущий в команде с ди-джеем?
5. Имеется ли у них музыкальное, световое и проекционное оборудование (если на площадке оно отсутствует)
6. Стоимость услуг ведущего с ди-джеем и оборудованием?
7. Сколько часов работы включены в эту стоимость?
8. Какие, возможно, дополнительные услуги не включены в стоимость?

 

Теперь перейдем непосредственно к самой встрече. Расскажу, сколько обычно по времени занимает встреча. 

У всех специалистов, конечно, все индивидуально. В среднем, от 40 минут до 1,5 часов. 

Я стараюсь сокращать время встречи, преподнося всю ценную информацию структурированно и без воды, чтобы клиент не успел утомиться. 

Но очень часто с моими заказчиками в процессе диалога мы уходим в совершенно в разные русла: можем поговорить и о подготовке к мероприятию, и даже о жизни: рассказать какие-то интересные истории, узнать друг о друге чуть больше. Поговорить о хобби, увлечениях, роде деятельности. 

И это тоже безумно важно. Иначе встреча превращается в деловое собеседование с Хедхантера, где все друг-друга ставят в стрессовое или неловкое положение. 

Крайне важно, чтобы встреча с ведущим была легкой, но информативной, как встреча со старым другом, с которым вы пришли обсудить какое-то важное дело. 

Также не малую роль имеет и ход встречи. Грамотный специалист сам проведет вас по этой встрече, не допустив в процессе неловких пауз и ступора в общении. 

Дополнительные вопросы, на которые вы, возможно, не услышали ответ в процессе встречи, но их стоит задать:

1. Сколько стоит продление услуг ди-джея в час?
2. Как строится программа мероприятия?
3. Какие интерактивы/активности проводит ведущий?
4. Какие замены стандартным традициям может предложить ведущий?
5. Как будут проходить поздравления?
6. Как работает ведущий с гостями разных поколений?
7. Расписывает ли ведущий программу для заказчика? Отправляет ли ориентировочный тайминг? 
8. Есть ли у ведущего договор? 
9. Какая сумма предоплаты?
10. Как происходит окончательный расчёт?
11. Какие подарки и в каком количестве могут понадобится для программы?
12. За сколько часов до мероприятия приезжает ведущий и ди-джей на площадку?
13. Сколько парковочных мест будет необходимо? 
14. Есть ли у ведущего райдер?
15. Как одевается ведущий? Сможет ли быть одет в стиле/цветах мероприятия?
16. Форс мажоры. Болезнь и прочее. Необходимо, чтобы выход из форс мажорной ситуации также прописывался в договоре.

Не стесняйтесь задавать много вопросов любым подрядчикам. Благодаря этому вы сможете избежать возможных недоразумений в дальнейшем.

Нужно ли встречаться с несколькими ведущими?

Я считаю, что да. Если вам понравились несколько специалистов, дайте себе возможность сделать выбор. 

Кастинги - обычная история для любого ведущего. Вы не обидите никого своим решением. В каталоге WedWed только лучшие профессионалы, которые проходят тщательную модерацию.

Но не стоит делать больше 2 встреч в один день. От огромного количества информации есть шанс, что у вас все перепутается в голове, и вы так и не поймёте, что же вам пытались донести специалисты. 

Так как же выбрать именно своего ведущего?

Я уверена, что это должно быть крайне очевидно. 

Прежде всего, вы почувствуете одну волну с человеком, вам будет легко и комфортно с ним с самого же первого диалога, и вы будете точно понимать, что этому специалисту можно доверить свой праздник. Свои выбирают своих. Эта схема работает на все 100%.

Ну а если вы уже сделали свой выбор и приступили к формальностям - к заключению договора, распишу основные моменты, которые обязательно должны присутствовать в договоре с ведущим:

• дата мероприятия;
• время начала и окончания работы специалиста;
• место проведения мероприятия;
• формат мероприятия: фуршет, банкет, свадьба, корпоратив, юбилей, день рождения;
• паспортные данные специалиста или реквизиты ИП;
• стоимость услуги;
• перечень услуг, который входит в данную стоимость;
• условия предоплаты и окончательного расчета; 
• ответственность исполнителя за невыполнение условий договора;
• ответственность исполнителя за порчу имущества площадки;
• условия при форс мажорных обстоятельствах: болезнь исполнителя или другие факторы, при которых исполнитель объективно не может выполнить условия договора. Как правило, здесь необходимо прописать, что исполнитель сам находит себе замену, соответствующую его уровню и стоимости, по согласованию с заказчиком, либо исполнитель возвращает предоплату в полном объеме;
• условия расторжения договора по желанию для обеих сторон;
• условия расторжения договора или переноса даты мероприятия при форс мажорных обстоятельствах (стихийные бедствия, пандемия, война и т.д.). 

Как только стадия заключения договора пройдена и внесена предоплата, ведущий гарантированно бронирует за вами дату мероприятия и начинается процесс подготовки.

Как правило, он начинается с тайминга и предложения ведущим наполнения на вашем мероприятии. 

Я работаю следующим образом: прошу заказчика заполнить для меня анкету, благодаря которой и строится мое предложение по наполнению. 

И после того, как все основные пункты в ней заполнены, я расписываю тайминг мероприятия с указанием того, что я предлагаю сделать в каждый момент времени. Мало того, я люблю расписывать всё в детальных подробностях, потому что прекрасно понимаю, что со встречи, возможно, клиент забыл те примеры, о которых я рассказала. Это нормально.

Помимо этого, я стараюсь предложить различные индивидуальные фишечки на мероприятии, которые придумались мне в процессе работы с анкетой. 

И далее присылаю тайминг заказчику на утверждение или проработку. 

Как только мы утвердили программу, я расписываю список необходимых подготовительных вопросов и других задач, которые необходимо будет сделать клиенту. 

Итого у нас 2 документа. В одном из которых можно посмотреть наполнение программы, а в другом – список подготовительных действий. 

Да, я очень дотошна к подготовке. И именно это отличает меня от остальных ведущих.

Мои заказчики спокойны на всех этапах и знают, куда мы движемся.

Выбор ведущего задает ритм всему дню, но не меньшее значение имеет место, где начнется ваша свадебная история. Если вы хотите, чтобы церемония была такой же волшебной, как сценарий вечера, мы подготовили бесплатную подборку самых красивых ЗАГСов Москвы — с акцентом на залы, атмосферу, архитектуру и фотогеничные интерьеры. Переходите по ссылке в наш чат-бот в тг и выбирайте пространство, в котором каждый момент будет выглядеть как кадр из фильма.

Надеюсь, после моей статьи вы теперь стали ГУРУ в выборе ведущего. 

А ознакомиться с моими услугами, посмотреть фото, видео, отзывы и написать мне, вы сможете на моей страничке на сайте.

Бонусом, с удовольствием, подарю вам чек-лист вопросов к декоратору, площадке, фотографу и видеографу.

Желаю вам отличной и легкой подготовки!

Ведущая Анастасия Полякова.