Всем привет! Меня зовут Анастасия Полякова. И я ведущая свадеб, корпоративных мероприятий, юбилеев, дней рождений и других важнейших и памятных событий в жизни каждого человека.
Для того, чтобы эмоции были только положительными, конечно, необходимо тщательно подбирать команду на своё мероприятие. В частности, огромную роль имеет выбор ведущего на ваше торжество.
Очень часто люди выбирают ведущего по беглым рекомендациям знакомых или вообще нативно: понравились фоточки - берём.
Такой подход не самый правильный с точки зрения неприятных сюрпризов, которые могут возникнуть на вашем празднике.
Во-первых, конечно, каждому клиенту нужен свой человек, который будет по взгляду и по духу 100 % попадать в сердечко.
Во-вторых, не стоит судить человека только по портфолио, потому что в жизни эти образы могут разниться. Все мы тщательно «причесываем» свои профайлы и важно понимать, что, а главное, кто же за этим всем стоит?
Поэтому самым важным делом, чтобы не ошибиться, является первый контакт с человеком, первая встреча.
Она может быть, как в онлайн формате, так и вживую.
Я, конечно, рекомендую больше оффлайн встречи, потому что именно там можно прочувствовать энергетику специалиста, оценить речь ведущего, его подачу и внешний вид.
В онлайн формате мы, к сожалению, ещё не научились стопроцентно считывать своего собеседника. Хотя, конечно, в наших реалиях и при сильной занятости - это крайне удобный и простой вариант.
За какое время до мероприятия нужно договариваться о встрече с ведущим?
Как только вы сделали первые шаги по подготовке к мероприятию: определились с датой, посчитали количество гостей, выбрали локацию, нарисовали в своей голове, какую атмосферу вы бы хотели создать на своем празднике - самое время начать поиск ведущего.
В идеальном варианте - это лучше всего сделать минимум за месяц до мероприятия, максимум - за год. Оптимально - за 3-5 месяцев до торжества.
Помните, что у востребованных и хороших ведущих даты закрываются достаточно быстро, но и бронировать чересчур заранее, не стоит. Исключение - медийные ведущие. Даты у них расписаны на год вперед.
Но, конечно, ещё перед встречей необходимо задать ведущему ряд основных вопросов:
- Свободна ли нужная вам дата?
- Опыт работы, фото и видео портфолио (если оно не отображено в полной мере на сайте или в соц.сетях)
- Где можно просмотреть отзывы?
- Работает ли ведущий в команде с ди-джеем?
- Имеется ли у них музыкальное, световое и проекционное оборудование (если на площадке оно отсутствует)
- Стоимость услуг ведущего с ди-джеем и оборудованием?
- Сколько часов работы включены в эту стоимость?
- Какие, возможно, дополнительные услуги не включены в стоимость?
Теперь перейдем непосредственно к самой встрече. Расскажу, сколько обычно по времени занимает встреча.
У всех специалистов, конечно, все индивидуально. В среднем, от 40 минут до 1,5 часов.
Я стараюсь сокращать время встречи, преподнося всю ценную информацию структурированно и без воды, чтобы клиент не успел утомиться.
Но очень часто с моими заказчиками в процессе диалога мы уходим в совершенно в разные русла: можем поговорить и о подготовке к мероприятию, и даже о жизни: рассказать какие-то интересные истории, узнать друг о друге чуть больше. Поговорить о хобби, увлечениях, роде деятельности.
И это тоже безумно важно. Иначе встреча превращается в деловое собеседование с Хедхантера, где все друг-друга ставят в стрессовое или неловкое положение.
Крайне важно, чтобы встреча с ведущим была легкой, но информативной, как встреча со старым другом, с которым вы пришли обсудить какое-то важное дело.
Также не малую роль имеет и ход встречи. Грамотный специалист сам проведет вас по этой встрече, не допустив в процессе неловких пауз и ступора в общении.
Дополнительные вопросы, на которые вы, возможно, не услышали ответ в процессе встречи, но их стоит задать:
- Сколько стоит продление услуг ди-джея в час?
- Как строится программа мероприятия?
- Какие интерактивы/активности проводит ведущий?
- Какие замены стандартным традициям может предложить ведущий?
- Как будут проходить поздравления?
- Как работает ведущий с гостями разных поколений?
- Расписывает ли ведущий программу для заказчика? Отправляет ли ориентировочный тайминг?
- Есть ли у ведущего договор?
- Какая сумма предоплаты?
- Как происходит окончательный расчёт?
- Какие подарки и в каком количестве могут понадобится для программы?
- За сколько часов до мероприятия приезжает ведущий и ди-джей на площадку?
- Сколько парковочных мест будет необходимо?
- Есть ли у ведущего райдер?
- Как одевается ведущий? Сможет ли быть одет в стиле/цветах мероприятия?
- Форс мажоры. Болезнь и прочее. Необходимо, чтобы выход из форс мажорной ситуации также прописывался в договоре.
Не стесняйтесь задавать много вопросов любым подрядчикам. Благодаря этому вы сможете избежать возможных недоразумений в дальнейшем.
Нужно ли встречаться с несколькими ведущими?
Я считаю, что да. Если вам понравились несколько специалистов, дайте себе возможность сделать выбор.
Кастинги - обычная история для любого ведущего. Вы не обидите никого своим решением. В каталоге WedWed только лучшие профессионалы, которые проходят тщательную модерацию.
Но не стоит делать больше 2 встреч в один день. От огромного количества информации есть шанс, что у вас все перепутается в голове, и вы так и не поймёте, что же вам пытались донести специалисты.
Так как же выбрать именно своего ведущего?
Я уверена, что это должно быть крайне очевидно.
Прежде всего, вы почувствуете одну волну с человеком, вам будет легко и комфортно с ним с самого же первого диалога, и вы будете точно понимать, что этому специалисту можно доверить свой праздник. Свои выбирают своих. Эта схема работает на все 100%.
Ну а если вы уже сделали свой выбор и приступили к формальностям - к заключению договора, распишу основные моменты, которые обязательно должны присутствовать в договоре с ведущим:
- дата мероприятия;
- время начала и окончания работы специалиста;
- место проведения мероприятия;
- формат мероприятия: фуршет, банкет, свадьба, корпоратив, юбилей, день рождения;
- паспортные данные специалиста или реквизиты ИП;
- стоимость услуги;
- перечень услуг, который входит в данную стоимость;
- условия предоплаты и окончательного расчета;
- ответственность исполнителя за невыполнение условий договора;
- ответственность исполнителя за порчу имущества площадки;
- условия при форс мажорных обстоятельствах: болезнь исполнителя или другие факторы, при которых исполнитель объективно не может выполнить условия договора. Как правило, здесь необходимо прописать, что исполнитель сам находит себе замену, соответствующую его уровню и стоимости, по согласованию с заказчиком, либо исполнитель возвращает предоплату в полном объеме;
- условия расторжения договора по желанию для обеих сторон;
- условия расторжения договора или переноса даты мероприятия при форс мажорных обстоятельствах (стихийные бедствия, пандемия, война и т.д.).
Как только стадия заключения договора пройдена и внесена предоплата, ведущий гарантированно бронирует за вами дату мероприятия и начинается процесс подготовки.
Как правило, он начинается с тайминга и предложения ведущим наполнения на вашем мероприятии.
Я работаю следующим образом: прошу заказчика заполнить для меня анкету, благодаря которой и строится мое предложение по наполнению.
И после того, как все основные пункты в ней заполнены, я расписываю тайминг мероприятия с указанием того, что я предлагаю сделать в каждый момент времени. Мало того, я люблю расписывать всё в детальных подробностях, потому что прекрасно понимаю, что со встречи, возможно, клиент забыл те примеры, о которых я рассказала. Это нормально.
Помимо этого, я стараюсь предложить различные индивидуальные фишечки на мероприятии, которые придумались мне в процессе работы с анкетой.
И далее присылаю тайминг заказчику на утверждение или проработку.
Как только мы утвердили программу, я расписываю список необходимых подготовительных вопросов и других задач, которые необходимо будет сделать клиенту.
Итого у нас 2 документа. В одном из которых можно посмотреть наполнение программы, а в другом – список подготовительных действий.
Да, я очень дотошна к подготовке. И именно это отличает меня от остальных ведущих.
Мои заказчики спокойны на всех этапах и знают, куда мы движемся.
Надеюсь, после моей статьи вы теперь стали ГУРУ в выборе ведущего.
А ознакомиться с моими услугами, посмотреть фото, видео, отзывы и написать мне, вы сможете на моей страничке на сайте.
Бонусом, с удовольствием, подарю вам чек-лист вопросов к декоратору, площадке, фотографу и видеографу.
Желаю вам отличной и легкой подготовки!
Ведущая Анастасия Полякова.
